Veranstaltungen organisieren
Vom ersten Entwurf bis zur Dankesmail
Ein Benefizessen, ein Verteiltag, eine Online-Runde für Spender: Jede Veranstaltung ist ein Datensatz mit sieben Reitern. Gästeliste, Einsatzplan, Aufgabenliste, Anwesenheit und Feedback sind nie mehr über fünf Tabellen verstreut.
Was Sie verwalten können
Alles für Veranstaltungen an einem Ort
Lebenszyklus
Entwurf, veröffentlichen, Anmeldung öffnen und schließen, durchführen, abschließen, archivieren – Schritt für Schritt.
Teilnehmende & Warteliste
Gäste anmelden, Plätze begrenzen und Absagen automatisch von der Warteliste nachbesetzen.
Einsätze
Ehrenamtlichen eine Rolle und eine Schicht zuweisen; sie nehmen an oder lehnen ab.
QR-Check-in
Einen Code für den Eingang drucken. Ehrenamtliche scannen ihn und checken mit dem eigenen Handy ein.
Aufgaben
Die To-do-Liste vor, während und nach der Veranstaltung – jede Aufgabe einer eingesetzten Person zugeordnet.
Anwesenheit
Anwesend- und Abwesend-Markierungen, Check-in-Zeiten und Stunden in einer Übersicht.
Nachrichten
Ein Update, eine Erinnerung oder ein Dankeschön an alle Angemeldeten oder Eingesetzten.
Feedback & Berichte
Sternebewertungen und Kommentare danach – und ein Jahresbericht nach Monat, Art und Ort.
So läuft es ab
Vier Schritte, ein Datensatz
- 1Veranstaltung anlegen und veröffentlichen
- 2Teilnehmende anmelden und Ehrenamtliche einsetzen
- 3Am Eingang einchecken und Anwesenheit erfassen
- 4Allen danken und das Feedback lesen
Erinnerungen und Dankesmails verschicken sich selbst
Am Tag vor einer Veranstaltung werden angemeldete Teilnehmende und eingeplante Ehrenamtliche per E-Mail erinnert. Am Tag danach erhalten alle Anwesenden ein Dankeschön. Spender unter den Gästen werden automatisch mit ihrem Spenderprofil verknüpft.
Fragen
Fragen zum Thema Veranstaltungen
Können sich Teilnehmende selbst online anmelden?
Noch nicht. Ihr Team meldet Teilnehmende an, und wer mit einer bekannten E-Mail-Adresse angemeldet wird, ist automatisch mit seinem Spender- oder Teameintrag verknüpft. Ist eine Veranstaltung voll, landen neue Anmeldungen auf der Warteliste und rücken bei einer Absage nach.
Wie checken Ehrenamtliche bei einer Veranstaltung ein?
Jede Veranstaltung kann einen QR-Code für den Eingang ausgeben. Eine ehrenamtliche Person scannt ihn, gibt die E-Mail-Adresse aus ihrem Eintrag ein und ist ein- oder ausgecheckt; die Stunden werden aus diesen Zeiten berechnet.
Können wir alle Beteiligten einer Veranstaltung anschreiben?
Ja. Aus der Veranstaltung heraus senden Sie ein Update, eine Erinnerung oder ein Dankeschön an Teilnehmende, Ehrenamtliche oder beide. Erinnerungen am Vortag und Dankesmails am Tag danach gehen automatisch hinaus.
Weitere Lösungen
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